Wprowadzenie
Po raz pierwszy w historii naszej działalności, Nexteen.co miało okazję współpracować z amerykańską firmą i odwiedzić ją na miejscu. Projekt został przeprowadzony w formie hybrydowej, z przygotowaniem i częściowym wdrożeniem zdalnym, a na miejscu dopięto szczegóły i przeprowadzono szkolenia dla pracowników.
Cele projektu
Główne cele projektu to:
Poprawa jakości i efektywności współpracy między pracownikami.
Analiza procesów biznesowych i identyfikacja potencjalnych słabych punktów.
Opis klienta
Nasz klient to centrum turystyczne zlokalizowane w parku krajobrazowym Evergladess w USA. Firma zatrudnia 43 pracowników, w tym 23 pracowników biurowych i administracyjnych. Organizacja podzielona jest na następujące działy:
Administracja
Marketing i promocja parku
Utrzymanie
Prawno-księgowy
Każdy dział miał swojego managera odpowiedzialnego za jego funkcjonowanie. Firma przeprowadziła projekt cyfryzacji, na który wydała w latach 2021-2024 ponad 350 tysięcy dolarów. Pomimo posiadania odpowiedniego oprogramowania, nie osiągnięto spodziewanej efektywności.
Kluczowe wyzwania
Analiza działalności firmy wykazała kilka kluczowych słabych punktów:
Rotacja pracowników: W różnych działach nastąpiła znaczna rotacja pracowników, a nowi pracownicy zostali wrzuceni w wir pracy bez odpowiedniego przeszkolenia i onboardingu.
Niewykorzystanie systemów: Starsza kadra użytkowała systemy w zaledwie 25%-75% ich możliwości, w zależności od działu, spędzając pozostały czas na ręcznym tworzeniu różnych raportów i formularzy.
Przestarzałe procesy: Wiele procesów biurowych przyjętych w latach 2000-2010 funkcjonowało do dziś, choć mogły zostać uproszczone i zautomatyzowane.
Wdrożone rozwiązania
Aby rozwiązać te problemy, wdrożyliśmy następujące rozwiązania:
Analiza systemów: Przeanalizowaliśmy istniejące systemy i ich procentowe wykorzystanie w codziennych procesach biznesowych.
Procedura onboardingu: Przygotowaliśmy procedurę onboardingu dla nowych pracowników.
Program szkoleniowy: Opracowaliśmy program szkoleniowy dla nowych i obecnych pracowników.
Optymalizacja powtarzalnych procesów biurowych i automatyzacja procesów: Tam, gdzie było to możliwe, zoptymalizowaliśmy i/lub zautomatyzowaliśmy procesy.
Osiągnięcia
Projekt przyniósł kilka znaczących usprawnień:
Redukcja kosztów: Zredukowaliśmy koszty wdrożonych systemów, przechodząc na niższe plany dla dwóch systemów, które w zupełności wystarczały na potrzeby firmy.
Zwiększenie wykorzystania systemów: Po wdrożeniu odpowiednich procedur szkoleniowych, pracownicy zwiększyli wykorzystanie systemów.
Optymalizacja procesów: Ręczne procesy zostały zoptymalizowane lub zautomatyzowane w niektórych obszarach, co pozwoliło uwolnić ponad 6 godzin pracy tygodniowo na pracownika.
Rozliczanie zaliczek i wydatków: Przyspieszyliśmy proces rozliczania zaliczek i wydatków z działem księgowym oraz uprościliśmy procedurę poprzez wprowadzenie dedykowanej aplikacji i automatyzacji.
Podniesienie poziomu wiedzy i cyberbezpieczeństwa: Podnieśliśmy poziom wiedzy pracowników oraz poziom cyberbezpieczeństwa poprzez wprowadzone procedury i standardy.
Podsumowanie
Projekt ten był znaczącym krokiem milowym dla Nexteen.co, pokazując naszą zdolność do międzynarodowej współpracy i dostarczania efektywnych rozwiązań. Usprawnienia w efektywności, redukcji kosztów i szkoleniu pracowników ustanowiły nowy standard dla przyszłych projektów.
Comments